Transparenzerklärung
Datenschutzhinweise für Kunden und andere Betroffene
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist:
Spiegel Institut Management GmbH
Hermsheimer Straße 5, 68163 Mannheim
Tel.: +49-621-72844-0
E-Mail: datenschutz@spiegel-institut.de
Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen von unseren Kunden und Geschäftspartnern erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten die uns von anderen Unternehmen bzw. Dritten (z. Bsp. einer Kreditauskunftei) berechtigt übermittelt werden.
Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten), Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftsprobe) und Auftragsdaten (z. B. Zahlungsauftrag). Darüber hinaus können dies auch Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten, Informationen über ihre finanzielle Situation sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
1. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten zwischen der Spiegel Institut Management GmbH und Kunden und Geschäftspartnern. Dies umfasst Daten die bei Anfragen und anderen Begehren zum Datenschutz erlangt werden sowie personenbezogene Daten, die wir durch unsere Tätigkeit als Datenschutzbeauftragte verarbeiten.
2. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispielsweise zur Konsultation und zum Datenaustausch mit Auskunfteien, zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Verhinderung oder Aufklärung von Straftaten oder für Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.
3. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilen, ist die Rechtmäßigkeit dieser Vereinbarung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit wieder widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der Spiegel Institut Management GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten, brauchen.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sind, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.
Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Grundsätzlich findet keine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) statt, soweit es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten oder Sie und eine Einwilligung erteilt haben. Soweit eine Weitergabe stattfindet, z. B. in die Schweiz oder die USA, liegen dem datenschutzrechtliche Regularien nach den Art. 44 ff. DS-GVO zugrunde.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung der Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z. B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfrusten bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Jan Wacke
Hausanschrift: Lautenschlagerstraße 20, D- 70173 Stuttgart
Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Telefonzentrale: +49 711/61 55 41-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftebeziehungen müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen oder zu beenden.
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehungen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Findet Profiling statt?
Profiling, mit dem Ziel bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten findet durch uns nicht statt.
Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DS-GVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Empfänger des Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:
Spiegel Institut Management GmbH
Hermsheimer Straße 5, 68163 Mannheim
Tel.: +49-621-72844-0
E-Mail: datenschutz@spiegel-institut.de